TL;DR: De meeste heidagen mislukken niet door het programma, maar doordat vooraf niemand vaststelde wat de dag moet veranderen. Bepaal eerst het einddoel, benoem wat er normaal niet goed gaat, houd het programma flexibel en leg vast wat er na de dag concreet anders is.
Er wordt een leuke agenda opgesteld, en daarmee gaan we aan de slag. Wat er vaak ontbreekt is de vraag waarvoor we dit eigenlijk doen. Zonder einddoel is een heidag een prettige dag uit die maandag weer verdwijnt in de agenda's.
Stel drie vragen voordat je de agenda opent: 1. Wat moet er aan het eind van de dag besloten of afgesproken zijn? 2. Wat gaat er normaal niet goed in dit MT of team? 3. Wat willen we nu anders doen dan gewoonlijk? De derde vraag is de belangrijkste.
Veel gaat over onuitgesproken zaken. We vinden elkaar misschien niet aardig, er zijn irritaties waar niemand iets van zegt, of we zien onze eigen patronen niet meer omdat we ze zo gewend zijn. Bij een heidag kun je dat bespreekbaar maken, zeker met een externe facilitator die niet in de dynamiek zit.
Soms wordt tijdens een sessie opeens een thema aangeraakt waar tractie op ontstaat. Op dat moment laat je het programma los en kijk je naar wat er nodig is. Een programma is een hulpmiddel, geen contract. Facilitators die alleen hun programma draaien, missen precies dat moment.
'We willen beter communiceren' is te vaag. Beter is zichtbaar gedrag: wie doet wat, wanneer en hoe merken we dat. Een voorbeeld: elke maandag een MT-overleg van 60 minuten, één MT-lid faciliteert, besluiten krijgen één eigenaar en een deadline, en openstaande acties komen de volgende week als eerste aan bod.
Drie signalen: afspraken worden nog steeds nagekomen, mensen spreken elkaar anders aan dan vóór de heidag, en het voelt nog steeds een beetje ongemakkelijk. Dat ongemak is geen falen. Het betekent dat het gedrag echt aan het veranderen is.
Als je zelf te dicht op de situatie zit om te schuren. Veel teams vinden het spannend om echt te benoemen wat er speelt, terwijl dat vaak juist nodig is. Een externe partij mag en durft dat te doen.