Indirecte communicatie ondermijnt samenwerking in teams
Indirecte communicatie
Indirecte communicatie in teams ontstaat zelden uit onwil. Vaak is het een logisch gevolg van druk, verandering of eerdere ervaringen waarin openheid niet vanzelfsprekend veilig was. Aan de buitenkant oogt het team rustig en professioneel. Onder de oppervlakte bouwt zich echter spanning op.
Medewerkers trekken zich terug, gesprekken verliezen scherpte en initiatief neemt af. In individuele gesprekken komt veel los: twijfel, voorzichtigheid, soms irritatie. In teamoverleggen blijft het stil. Leidinggevenden ervaren dit als ‘lage energie’, terwijl het team feitelijk in een beschermingsmodus functioneert.
Gedrag en signaalpatronen
De volgende signalen zijn kenmerkend voor indirecte communicatie in teams:
- Terughoudend spreken in vergaderingen
- Duidelijk energieverschil tussen één-op-één gesprekken en het teamoverleg
- Besluitvorming wordt vertraagd of vooruitgeschoven
- Boodschappen lopen via omwegen in plaats van rechtstreeks
- Leidinggevenden gaan harder sturen in plaats van vertragen en verdiepen
- Focus verschuift naar taken en procedures, niet naar samenwerking
- Vermijdingsstrategieën wanneer gesprekken spannend worden
Het team blijft functioneren, maar echte afstemming ontbreekt.
Wat er onder de oppervlakte speelt
Psychologisch draait dit patroon om veiligheid en betekenisgeving. Na verandering is de formele structuur aangepast, maar ontbreekt een gezamenlijke interpretatie van wat dat betekent voor gedrag en communicatie.
In termen van teamontwikkeling wordt de storming-fase vaak overgeslagen. Spanning wordt niet uitgesproken, maar gemaskeerd door beleefdheid en harmonie. DISC-profielen versterken dit patroon:
- Groene profielen vermijden conflict en willen de relatie beschermen
- Blauwe profielen bouwen grenzen en zoeken houvast in afspraken
- Rode profielen nemen de regie over wanneer besluitvorming stokt
- Gele profielen haken af wanneer de sfeer zwaar of onveilig voelt
Systemisch gezien bevindt het team zich in een overgang tussen oude patronen en nieuwe verwachtingen, zonder dat het nieuwe gedrag expliciet is verankerd.
Waarom dit patroon blijft bestaan
Indirecte communicatie blijft bestaan wanneer verandering vooral functioneel wordt afgerond. Mensen weten wat ze moeten doen, maar niet wat er nu anders van hen wordt verwacht in gedrag en onderlinge aanspreekbaarheid.
Zonder expliciete dialoog ontstaan aannames en interpretaties. Het team wacht op veiligheid, terwijl leiders druk zetten op resultaat. Hierdoor ontstaat een vacuüm waarin spanning niet wordt benut, maar vastgezet.
Context van de case
Sector: Hospitality – hotelgroep
Medewerkers uitten klachten en frustraties via HR of via WhatsApp richting managers, maar spraken elkaar onderling nauwelijks aan. Teamgesprekken bleven oppervlakkig, terwijl de onderstroom gevuld was met irritatie.
Interventie
De interventie richtte zich op het doorbreken van indirecte communicatie:
- Werkvormen om indirecte boodschappen te vertalen naar directe communicatie
- Leiderschapstraining met de focus op ‘zeg wat je bedoelt en bedoel wat je zegt’
- Oefenen met concrete praktijksituaties uit het team
De nadruk lag op helderheid en veiligheid, niet op confrontatie om de confrontatie.
Aanpak in 6 weken
Week 1–2: Teamdiagnose, observatie en het zichtbaar maken van communicatiepatronen
Week 3: Creëren van veiligheid en een verdiepend groepsgesprek
Week 4: Teamcontract met duidelijke normen voor communicatie en gedrag
Week 5: Rolhelderheid en nieuwe overleg- en aanspreekrituelen
Week 6: Borging via ritme, reflectie en feedbackloops
Resultaat
De verandering werd snel merkbaar:
- Openheid en directe communicatie namen toe
- Twee langdurige conflicten werden in één sessie opgelost
- Het aantal escalaties richting HR nam sterk af
- Teams namen meer initiatief en verantwoordelijkheid
- De energie in de samenwerking steeg zichtbaar
Door indirecte communicatie te doorbreken, ontstond ruimte voor volwassen samenwerking en constructieve spanning.
