Te veel overleg, maar te weinig resultaat
Onnodig en te gedetaillerd overleg
Wanneer teams veel overleggen maar weinig besluiten nemen, wordt dit vaak gezien als een efficiencyprobleem.
In werkelijkheid ontstaat dit patroon meestal na een periode van verandering, herstructurering of verhoogde druk.
Aan de buitenkant oogt het rustig en professioneel: agenda’s zijn vol, iedereen is aanwezig en gesprekken verlopen beleefd.
Onder de oppervlakte bouwt echter spanning zich op.
Teamleden trekken zich terug, gesprekken verliezen scherpte en initiatief neemt af.
In individuele gesprekken hoor je twijfel, voorzichtigheid of irritatie. In het groepsgesprek gebeurt weinig.
Wat leiders ervaren als ‘weinig energie’, blijkt in de praktijk een beschermingsmechanisme.
Gedrag en signaalpatronen
Dit patroon herken je aan een aantal terugkerende signalen:
- Overleggen waarin veel wordt gedeeld, maar weinig wordt besloten
- Terughoudend spreken in meetings
- Duidelijk energieverschil tussen één-op-één gesprekken en teamoverleg
- Besluitvorming die wordt uitgesteld of vooruitgeschoven
- Indirecte communicatie over spanningen en knelpunten
- Een MT dat harder gaat sturen om tempo te creëren
- Focus op taken en processen in plaats van samenwerking en eigenaarschap
- Vermijdingsgedrag zodra gesprekken confronterend dreigen te worden
Het overleg loopt door, maar de beweging stokt.
Wat er onder de oppervlakte speelt
Psychologisch draait dit patroon om veiligheid en duidelijkheid.
Na verandering is de formele structuur aangepast, maar ontbreekt een gedeelde betekenis van wat er nu van het team wordt verwacht.
In termen van teamontwikkeling bevindt het team zich in een gemaskeerde storming-fase.
Spanning wordt niet uitgesproken, maar verstopt achter overlegstructuren en consensus. DISC-profielen versterken dit patroon:
- Groene profielen vermijden conflict en houden het gesprek vriendelijk
- Blauwe profielen zoeken zekerheid in procedures en agenda’s
- Rode profielen nemen het gesprek over wanneer besluiten uitblijven
- Gele profielen haken af wanneer energie en richting ontbreken
Systemisch gezien functioneert overleg als buffer tegen onzekerheid.
Waarom dit patroon blijft bestaan
Het patroon blijft bestaan omdat verandering vaak functioneel wordt afgerond, maar emotioneel open blijft.
Mensen weten wat ze moeten doen, maar niet wat het betekent voor hun rol, invloed en verantwoordelijkheid.
Zonder expliciete dialoog ontstaan aannames. Teams wachten op veiligheid, terwijl leiders sturen op resultaat.
Overleg wordt zo een manier om beweging uit te stellen in plaats van te organiseren.
Context van de case
Sector: Technisch bedrijf (middelgroot)
Na een reorganisatie werd veel overlegd, maar weinig besloten.
Individueel was er energie en betrokkenheid, in het team bleef het stil. Eén-op-één gesprekken maakten duidelijk dat spanning niet werd uitgesproken en besluiten werden vermeden.
Interventie
De interventie richtte zich op het doorbreken van overleg als schuilmechanisme:
- Diagnose en observatie van overleg- en besluitvormingspatronen
- Individuele gesprekken om de onderstroom zichtbaar te maken
- Groepsgesprek waarin spanning en vermijding expliciet werden benoemd
- Opstellen van een teamcontract met duidelijke afspraken over besluitvorming
De focus lag op helderheid, veiligheid en eigenaarschap.
Aanpak in 6 weken
Week 1–2: Diagnose, observatie en patroonanalyse
Week 3: Creëren van veiligheid en het gezamenlijke gesprek voeren
Week 4: Teamcontract met normen voor overleg en besluiten
Week 5: Rolhelderheid en nieuwe overleg- en besluitrituelen
Week 6: Borging via ritme, reflectie en feedbackloops
Resultaat
Na zes weken was de verandering zichtbaar:
- Overleggen werden korter en besluitgerichter
- Initiatief en eigenaarschap namen toe
- De energie in het team steeg merkbaar
- Het MT stuurde minder op operatie en meer op richting
- Gedragsnormen rondom overleg en besluitvorming waren helder
Door overleg te transformeren van praatmoment naar besluitvormend ritueel, kwam het team weer in beweging.
